Invoice, kwitansi, dan nota: apa bedanya?
Penawaran, invoice, kwitansi, dan nota sering tertukar. Masing-masing punya waktu dan fungsinya sendiri. Memakai dokumen yang tepat membuat klien lebih percaya dan catatanmu lebih rapi.
Perbedaan singkat
| Dokumen | Kapan | Fungsi |
|---|---|---|
| Surat penawaran | Sebelum ada kesepakatan | Menjelaskan pekerjaan, harga, dan syarat |
| Invoice | Setelah sepakat, sebelum dibayar | Tagihan: berapa yang harus dibayar dan kapan |
| Kwitansi | Setelah uang diterima | Bukti bahwa pembayaran sudah diterima |
| Nota | Saat transaksi jual beli | Catatan barang atau jasa yang dibeli, biasanya di toko |
Invoice
Invoice adalah tagihan. Isinya rincian pekerjaan, total, jatuh tempo, dan cara pembayaran. Invoice belum membuktikan bahwa uang sudah diterima.
Kwitansi
Kwitansi dibuat setelah uang diterima dan ditandatangani penerima. Untuk nilai di atas Rp5.000.000, kwitansi dikenai bea meterai Rp10.000. Lihat cara membuat kwitansi.
Nota
Nota umumnya dipakai toko untuk mencatat barang yang dibeli dan sering langsung berfungsi sebagai bukti bayar. Untuk pekerjaan jasa dengan nilai cukup besar atau pembayaran bertahap, invoice dan kwitansi lebih jelas.
Faktur pajak adalah dokumen yang berbeda dan punya aturan sendiri. Untuk pertanyaan perpajakan, konsultasikan dengan konsultan pajak.
Urutan yang umum untuk pekerjaan jasa
- Kirim surat penawaran.
- Setelah disetujui, kirim invoice.
- Setelah dibayar, berikan kwitansi.
Di Kuitin, ketiganya terhubung: isi sekali di penawaran, lalu ubah ke dokumen berikutnya dengan satu klik.