Cara membuat surat penawaran harga jasa

Fungsi surat penawaran

Penawaran dikirim sebelum ada kesepakatan. Setelah klien setuju, isinya menjadi dasar invoice. Karena itu, rincian di penawaran sebaiknya sudah sama dengan yang akan ditagih.

Struktur yang lengkap

1. Identitas pengirim: nama atau nama usaha dan kontak.
2. Nomor dan tanggal surat.
3. Kepada: nama klien atau perusahaan.
4. Pembuka singkat, misalnya "Dengan hormat, bersama ini kami sampaikan penawaran harga sebagai berikut".
5. Rincian item: deskripsi pekerjaan, jumlah, satuan, harga per item, subtotal.
6. Total dan terbilang.
7. Masa berlaku penawaran.
8. Syarat: DP, jumlah revisi, jadwal, aturan perubahan atau pembatalan.
9. Penutup dan tanda tangan.

Menulis lingkup pekerjaan

Bagian yang paling sering menimbulkan masalah adalah lingkup pekerjaan yang terlalu umum. Bandingkan:

• Kurang jelas: "Video company profile".
• Jelas: "Video company profile durasi 2 menit, 1 hari shooting di 1 lokasi, termasuk 2 kali revisi, file akhir MP4 1080p".

Sebutkan juga yang tidak termasuk, misalnya biaya transport ke luar kota atau revisi tambahan, agar bisa ditagih terpisah bila diperlukan. Template per profesi sudah berisi contoh item yang bisa kamu sesuaikan.

Masa berlaku dan syarat pembayaran

Masa berlaku 7 sampai 30 hari umum dipakai. Masa berlaku melindungimu bila biaya berubah dan membantu klien memutuskan.

Untuk syarat pembayaran, tulis dengan angka yang jelas: berapa DP, kapan pelunasan, dan apa yang terjadi bila jadwal berubah. Tidak ada aturan baku untuk besar DP; yang penting tertulis dan disepakati. Lihat panduan DP dan pelunasan.

Setelah klien setuju

Ubah penawaran menjadi invoice tanpa mengetik ulang: di Kuitin, tombol Jadikan invoice membawa semua item ke invoice baru, lengkap dengan nomor referensi penawaran. Setelah dibayar, invoice bisa dijadikan kwitansi dengan cara yang sama.